自治会・町内会での個人情報の取り扱い

個人情報とは

氏名・生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができる文書、図画及び写真等並びに電磁等に記録された情報のことをいいます。

個人情報と自治会・町内会との関係

個人情報保護法の義務規定を守らなければならない「個人情報取扱事業者」とは、個人情報をデータベース化して、事業活動に利用している者を言います。
この「個人情報取扱事業者」には、国や地方公共団だけでなく、個人事業主をはじめ、NPO、自治会や同窓会等の非営利組織も該当します。
（平成29年5月30日に改正個人情報保護法が施行され、すべての事業者に個人情報保護法が適用されるようになりました。）

個人情報保護法の基本的なルール

自治会・町内会活動において会員の氏名や住所、電話番号などの個人情報を取得することは、活動上、不可欠であると思います。
個人情報保護法は、個人情報を外に出さずに閉まっておくものではなく、個人情報をしっかりと管理し、適正に利用することを目的とした法律です。
個人情報は、活用されなければ、本人の権利や利益に繋がりませんので、ここでは、個人情報保護法の基本的なルールを掲載いたします。

個人情報を集める・保管するときのルール

実施時期	ルール	町内会での具体的対応例 （名簿を作成して配布する場合）
個人情報を集める前	個人情報の利用目的と利用内容を明確にする。	「会員名簿を作成し、名簿に掲載される会員に対して配布するため」と利用目的を特定する必要がります。
個人情報を集めるとき	本人から書面で個人情報を取得する場合には、本人に対して利用目的を明示する。	個人情報を集める際に配布する用紙に、利用目的を記載する必要があります。
個人情報を保管しているとき 「安全管理措置」	集めた個人情報の漏えい防止のために適切な措置を講じる。	自治会・町内会の事務局において、盗難・紛失等が無いよう適切に管理する必要があります。 また、名簿の配布先の会員に対して、盗難や紛失、転売禁止などの注意を呼びかけことも重要です。
個人情報を保管しているとき 「保有する個人情報の訂正等」	集めた個人情報の内容に誤りがあった場合に、訂正するための手続きの方法等を本人の知り得る状態におき、請求に応じて訂正する。	個人情報を集める際に配布する書面に、訂正等に関する問合せ先等を記載し、本人から内容の訂正を求められた場合、適切に対応する必要があります。

個人情報を第三者に提供するときのルール

実施事項	ルール	町内会での具体的対応例 （名簿を作成して配布する場合）
本人の同意の取得	本人以外の者に個人情報を提供する場合は、あらかじめ本人の同意を得る。ただし、以下のような場合は、同意を得なくても提供できる。 法令に基づく場合 人の生命、財産を守る場合 委託先に提供する場合	「名簿に掲載される会員に対して配布するため」と伝えた上で、任意で個人情報を提出してもらえば同意を得たこととなります。また、以下の場合は同意を得なくても、会員以外に名簿を提供できます。 警察からの照会 災害発生時の安否確認 会員名簿の印刷を業者に委託する場合で、印刷業者に名簿を提供する場合
提供に関する記録義務	提供先などを記録し、一定期間保管する。	名簿に配布先の会員名等が記載されているため、名簿そのものを一定期間保管する必要があります。
委託先の監督	個人情報を委託先に提供する場合には、適切な監督を行う。	名簿の印刷を業者に委託する場合、委託先をしっかりと選定し、個人情報の適切な管理を実施することについて確認する必要があります。 （情報の持ち出し禁止、委託された業務以外の利用禁止、返却・廃棄等の事項を掲載した書面を渡す等）

自治会・町内会での名簿管理について

作成した名簿の「管理ルール」を明文化し、会員相互での情報共有を行うことも大切です。
管理ルールには、

• 管理ルールの周知方法
• 収集する個人情報の項目
• 個人情報の取得方法
• 利用目的
• 管理方法
• その他の必要事項

などを記載し、自治会・町内会の会則に盛り込む、または会則とは別に「個人情報取扱方法」を定める等の対応が必要です。

個人情報Q&A

Q1：個人情報の範囲は？

A1:「個人情報」とは、生存する個人に関する情報で、特定の個人を識別できるものを指します。氏名だけでなく、住所や電話番号、自治会・町内会での役職等も、氏名と紐づけて管理している場合には個人情報になります。

Q2:法改正前に、すでに配布した会員名簿はどのように取り扱えばよいか？

A2:会の中で認識されている「利用目的」の範囲内で取り扱うのであれば、特段何か行う必要はありませんが、盗難・紛失等の無いよう、適切に管理するようにしてください。

Q3:新たに会員名簿を作成・配布する場合、変更点のない会員は、以前取得した情報をそのまま利用することになるが、その場合どのように取り扱えばよいか？

A3:以前に会員名簿を作成する際に、その会員に対して「利用目的」を伝え、「第三者提供」について同意を得ている場合には、改めて何かを行う必要はありません。

Q4:自治会・町内会全体の名簿以外でも、地域や班などの連絡網を作成・配布する場合はどう取り扱えばよいか？

A4:全体の名簿を作成・配布する場合とルールは同じです。「連絡網を作成し、記載されている者に配布する」といった利用目的を定め、その利用目的や問合せ先を書面等で関係者に伝え、作成した連絡網は安全に管理するといったことが必要です。

Q5:昼間不在の家もあり、一軒ずつ回って個人情報を集めることが大変なので、回覧板に名簿をつけて記入してもらいたい。

A5：本人が他人に見られることを承知で記入するのであれば問題はありませんが、他の人の目に触れることや、回覧されることに同意できない場合は、記入する必要が無い旨を明記する必要があります。

Q6:町内会のイベントの際に写真を撮って町内会の広報に掲載したいが、何か注意点はあるか？

A6:広報に掲載する場合は、撮影することとあわせて広報掲載予定の旨を周知するなども重要です。また、人物が特定できるくらいハッキリと映っているものは、本人の同意を得ることが必要です。遠方・後方からの撮影や、カメラマンの腕章着用など、工夫して撮影することも一つの手段です。

個人情報保護委員会について

個人情報保護委員会は、個人情報（マイナンバーを含む）の有用性に配慮しつつ、その適正な取扱いを確保するために設置された独立性の高い国の機関です。
個人情報保護法相談ダイヤルでは、個人情報保護法の解釈や個人情報保護制度についての一般的な質問にお答えしています。

• 個人情報保護法相談ダイヤル（外部リンク）